Comment gérer l’organisation des départs en congés ? Quelques règles légales à respecter pour une organisation sereine !

Les vacances d’été sont bientôt là et vous êtes perdu dans l’organisation des départs en congés de vos salariés ? Êtes-vous obligé d’accepter leur demande, pouvez-vous fermer l’entreprise ? Jurisap vous répond et vous donne quelques conseils pour une organisation sereine.

  1. La fixation de la période de congés

La période de prise de congés est une période durant laquelle les salariés pourront demander à être en congés payés. Si cette période peut être déterminée par l’employeur après consultation du CSE, elle doit néanmoins toujours comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. En conséquence, la période de prise de congés peut être plus longue (par exemple : 1er janvier au 31 décembre de chaque année), mais ne peut jamais être plus courte.

Cette période doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture.

  1. La fixation de l’ordre des départs en congés

Lorsque l’entreprise reste ouverte pendant la période des congés, tous les salariés ne peuvent pas être en congés en même temps. Il est donc nécessaire d’établir un roulement dans l’ordre des départs en congés, que l’employeur fixera en fonction de plusieurs critères :

  • La situation de famille des salariés et notamment la possibilité de congé, dans le secteur public ou privé, du conjoint, partenaire de PACS, mais également la présence au sein du foyer d’un enfant, adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie
  • L’ancienneté des salariés
  • L’activité des salariés chez plusieurs employeurs

En outre, les conjoints et partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise ont le droit à un congé simultané s’ils en font la demande. Cette règle est d’ordre public, et aucune dérogation ne peut y être apportée.

Une fois l’ordre des départs fixés, l’employeur informe par tout moyen chaque salarié de ses dates de congés. L’employeur ne peut modifier ces dates moins d’un mois avant le départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

  1. La fermeture de l’entreprise

Après avis du CSE, l’employeur peut également décider de fermer l’entreprise pendant tout ou partie de la période de prise de congés. Dans ce cas, il impose les dates de congés à l’ensemble de ces salariés.

Dans ce cas, quelques règles sont à respecter :

  • La période de fermeture doit être au moins en partie comprise entre le 1er mai et le 31 octobre
  • La période de fermeture doit être d’une durée minimale de 12 jours ouvrables compris entre deux jours de repos hebdomadaire (soit 2 semaines civiles)
  • La période de fermeture ne doit pas dépasser 24 jours ouvrables.

Si malgré tout, la fermeture devait dépasser le nombre de jours des congés légaux annuels, l’employeur devra verser à chaque salarié une indemnité pour chaque jour ouvrable excédant cette durée, qui ne peut être inférieure à l’indemnité journalière de congés.

  1. La durée des congés

Les salariés peuvent prendre jusqu’à 24 jours ouvrables en une seule fois, sauf en cas de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein du foyer d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

Autrement dit et sauf exception, la 5ème semaine de congés doit obligatoirement être prise indépendamment du congé principal.

Le salarié doit prendre un minimum de 12 jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire pendant la période de prise de congé définie par l’entreprise.

  1. Accord d’entreprise relatif au congés payés

L’employeur peut négocier un accord d’entreprise relatif aux congés payés. Dans ce cas, le code du travail dispose que l’accord doit fixer :

  • La période de prise des congés
  • L’ordre des départs en congés
  • Les délais que l’employeur doit respecter en cas de modification de l’ordre et des dates de départ

Cet accord peut également fixer :

  • La procédure de demande de congés par les salariés de l’entreprise
  • Les critères ainsi que leur priorisation pour l’ordre des départs en congés
  • Les dates de fermeture de l’établissement et de la prise collectives de congés payés
  • Les règles de report et/ou de fractionnement
  • …

  1. En pratique

Il est à noter que c’est bien l’employeur qui fixe l’ordre des départs en congés dans le respect des critères. Pour autant, il n’est pas rare en pratique de voir des salariés demandant à être en congés sur des périodes précises.

En conséquence, il peut être utile d’instituer une procédure de demande de prise de congés, comme par exemple par le biais d’un formulaire qui serait transmis au salarié en même temps que l’information sur l’ouverture de la période de prise de congés. Cette information pourrait également préciser une date limite pour remettre les demandes à l’employeur à défaut de quoi les souhaits des salariés ne pourraient être pris en compte pour la fixation de l’ordre des départs en congés.

  1. En synthèse

  • L’employeur fixe la période de prise de congés qui comprend toujours du 1er mai au 31 octobre
  • L’employeur informe ses salariés par tout moyen de cette période au moins 2 mois avant son ouverture.
  • Éventuellement, l’employeur remet à ses salariés le formulaire de demande de congés, en précisant que les salariés ont jusqu’à telle date pour formuler leur demande, à défaut de quoi les souhaits ne pourront pas être pris en compte
  • L’employeur fixe l’ordre des départs en congés en prenant en compte les critères
  • L’employeur informe par tout moyen chaque salarié de ses dates de congés, au moins 1 mois avant le départ

Pour plus d’informations sur les congés payés (acquisition, décompte, …) les adhérents de la Fédésap peuvent se reporter au Guide social.